Pengelolaan kearsipan juga berkaitan dengan transparansi tata kelola perusahaan serta kepedulian pimpinan, sehingga bermanfaat sebagai pedoman dalam pengelolaan persuratan dan kearsipan di perusahaan.
“Arsip merupakan informasi penting. Siapa pun yang mendapat informasi, maka dia mendapat knowledge (pengetahuan). Orang yang mendapat informasi, dia akan teredukasi. Itulah arsip sesungguhnya. Arsip harus hadir dan dia berada di garda terdepan memberikan kepastian, karena arsip merupakan bukti otentik,” tutur Nelvi.
Wakil Kepala Kesekretariatan PT Pupuk Indonesia, Erry Friedayanti mengatakan, dipilihnya PT Semen Padang sebagai tempat kunjungan benchmarking pengawasan kearsipan perusahaanya, karena pengalaman PT Semen Padang dalam pengelolaan kearsipan tidak diragukan lagi, terbukti telah meraih kembali akreditasi A dari ANRI untuk kedua kalinya pada tahun 2021 lalu.
“Sepengetahuan kami, sebelum tahun 2021, pada tahun 2015, PT Semen Padang juga telah meraih Akreditasi A untuk unit kearsipannya. Untuk itu kami ingin menggali lebih jauh bagaimana aturan, sistem tentang pengelolaan arsip yang ada di PT Semen Padang, sehingga bisa juga kami terapkan di PT Pupuk Indonesia,” kata Erry.
Dikatakan Erry, selain itu kita juga ingin mendapatkan penjelasan mengenai proses akreditasi baik saat masa persiapan maupun saat penilaian dan juga ingin memperoleh gambaran yang nyata dalam rangka mendapatkan akreditasi yang baik sebagai landasan membangun sistem kearsipan yang baik.
“Akreditasi adalah salah satu langkah bagi kita untuk mengukur kelayakan dan mutu, berdasar standar yang sudah ditetapkan oleh ANRI. Di sisi lain akreditasi juga menjadi penghargaan bagi SDM kearsipan yang telah melakukan pengelolaan kearsipan.”
“Kami menyadari diperlukan persiapan yang panjang dan matang sebelum mengajukan penilaian akreditasi tersebut,” tambahnya.
Pada kesempatan itu peserta benchmarking juga mengunjungi Gedung Sentral Arsip PT Semen Padang dan salah satu unit kerja yang memiliki penataan arsip terbaik di PT Semen Padang serta tempat pemusnahan arsip, yakni kiln pabrik Indarung VI PT Semen Padang. (rdr)
